本人通知制度
本人通知制度とは
住民票の写しや戸籍謄本・抄本などの証明書を本人の代理人や第三者に交付した場合に、事前に登録した人に対して、「証明書を交付した」ということを本人に通知する制度です。
個人のプライバシーの侵害を防止して、人権のまちづくりを推進していくことを目的としています。
注意
第三者とは、住民票の写しにおいては、「同一世帯」以外の者、戸籍謄抄本及び戸籍の附票の写しにおいては、「戸籍に記載のある者又はその配偶者、直系尊属（父母、祖父母など）若しくは直系卑属（子、孫など）」以外の者であり、個人、法人、八業士（弁護士、司法書士、土地家屋調査士、税理士、社会保険労務士、弁理士、海事代理士、行政書士）をいいます。
本人通知制度の対象となる証明書
住民票等
- 住民票の写し（除かれた住民票を含む）
- 住民票記載事項証明書
戸籍等
- 戸籍謄本・抄本（除かれた戸籍謄本・抄本を含む）
- 戸籍の附票の写し（除かれた戸籍の附票を含む）
（注意）行政証明書発行機による証明書の発行は、本人通知の対象となりません。
登録のできる人
- 三田市の住民基本台帳に記載されている人
- 三田市の戸籍に記載されている人
など
登録の手続き
申出方法
申出場所・日時
三田市役所市民課 （本庁舎1階）
月曜日から金曜日の平日（祝日・年末年始は除きます。）
午前9時から午後5時30分
- (注意)「郵送による申出」も可能です。下記の必要書類（本人確認ができる書類）は、コピーを添付してください。）を三田市役所市民課まで郵送してください。（送付先は、最下段をご覧ください。）
- (注意)市民センターでは受付を行っておりませんのでご注意ください。
手続きに必要なもの
本人による申出の場合
- 申出書
- 本人確認ができる書類
| 書類 | 備考 |
|---|---|
| 運転免許証、パスポート、在留カード、個人番号カードなど |
左記のうち、いずれか1種類提示してください。 (注意)郵送の場合は、コピーを提出してください。 |
|
左記の「(ア)から2種類」もしくは「(ア)及び(イ)からそれぞれ1種類」を提示してください。 (注意)郵送の場合は、コピーを提出してください。 |
関連ホームページ
代理人による申出の場合
(ア)15歳未満の者の法定代理人（親権者）
- 申出書
- 代理人の本人確認ができる書類（表1参照）
- 親権者を確認できる書類
- 戸籍謄抄本等（登録者の本籍が三田市の場合は省略できます。）
(イ)成年被後見人の法定代理人
- 申出書
- 代理人の本人確認ができる書類（表1参照）
- 後見人であることが確認できる書類
- 登録事項証明（発行後3か月以内のもの）
- 審判書の写しなど
(ウ)その他の代理人
- 申出書
- 代理人の本人確認ができる書類（表1参照）
- 登録者からの委任状
様式ダウンロード
本人通知制度登録申出書（様式第1号） (PDFファイル: 48.4KB)
登録期間について
- 登録期間は、無期限です。
変更・廃止
- 住所変更や婚姻などで、住所、氏名、本籍、筆頭者のいずれかが変わるときは、「変更」の申出が必要です。
様式ダウンロード
本人通知制度登録事項変更兼廃止届出書（様式第3号） (PDFファイル: 47.8KB)
本人通知書について
登録者の住民票の写しや戸籍謄本・抄本などの証明書を本人の代理人や第三者に交付した場合に、本人通知書をお送りします。（登録日の翌日以降の交付請求が通知の対象となります）。
本人通知書では、次の事項をお知らせします。
- 交付年月日
- 交付した証明書の種別
- 交付通数
- 交付請求者の種別…代理人、第三者（個人・法人・八業士） (注意)八業士は資格も表示します。
(注意)通知内容に関してご不明な点がございましたら、市民課までご相談ください。
(注意)個人情報保護条例に基づき、本人通知書には交付請求者の氏名や住所等を通知することはできませんので、あらかじめご了承ください。
(注意)本人通知書を受け取った後、三田市個人情報保護条例第17条の規定に基づき自己情報開示請求ができます。
正当な理由があり第三者が請求できる場合
(注意)住民票の写しや戸籍謄本・抄本などの証明書は、正当な理由があれば第三者でも請求することができ、次のような場合に交付されています。
- 本人等からの依頼を受け、委任状をお持ちの場合
- 満期保険金を支払う必要がある保険会社が契約者の転居先を探して住民票を確認する場合
- 債権回収・債権保全のために、債権者が債務者の転居先を探して住所を確認する場合
- 相続手続・訴訟手続等にあたって、国または地方公共団体の機関に法令上提出する必要がある場合
- 八業士（弁護士、司法書士、土地家屋調査士、税理士、社会保険労務士、弁理士、海事代理士、行政書士）が、職務上請求として受任している事件や事務を遂行するために必要な場合
開示請求について
通知を受けた事前登録者が、本人通知書以上に交付請求の内容について知りたい時は、窓口または郵送で自己情報の開示請求をすることができます。
開示請求書を受理後1週間程度で、三田市個人情報保護条例に基づき、開示できない部分を黒塗りにした交付請求書の写しを回答書とともにお送りします。
開示できる項目について
登録者本人に関する事項（住所、氏名、本籍地、生年月日）は、基本的にはいずれの請求の場合も開示しております。登録者本人に関する事項以外の開示項目は下表のとおりです。請求理由を推察できる内容については、いずれの場合も開示できません。
| 交付請求者の種別 | 開示できる項目 |
|---|---|
| 本人の代理人 | 代理人の住所、氏名 |
| 本人以外の代理人 | なし |
| 第三者（個人） | なし |
| 第三者（法人) | 法人名称、事務所の所在地 |
| 第三者（八業士・個人） | 事務所の名称、交付請求者の氏名、事務所の所在地、登録番号 |
| 第三者（八業士・法人） | 法人の名称、交付請求者の氏名、事務所の所在地、登録番号 |
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更新日：2022年04月11日